Contrôleurs de gestion : Au coeur des projets

Publié le 15 octobre 2010

La mesure de la performance projet au sein d'une entreprise doit être effectuée par des acteurs neutres : les contrôleurs de gestion.

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Des contrôleurs déjà au coeur des projets
Je ne reviendrai pas sur le rôle des contrôleurs de gestion au sein de l'entreprise. Par contre, il est utile de rappeler que ce sont déjà des acteurs incontournables du pilotage de la plupart des projets, car ils consolident les budgets des différents projets lors du cycle budgétaire. Ils donnent également toutes les informations utiles au suivi du coût du projet, pour la partie coûtenance. Ils font le lien entre le projet et le département Finance, en particulier avec la comptabilité fournisseurs, pour le suivi des engagés/payés/consommés.

Une image contrastée
Pour autant, leur rôle est méconnu au sein des projets et pas toujours très bien perçu. A la fois des responsables de projets mais aussi des sponsors. Les contrôleurs de gestion sont un peu les garants de la bourse de l'entreprise, et doivent donc s'assurer que les chefs de projets ne vont pas exploser les compteurs. Comme leur nom l'indique, ils assurent un contrôle, rôle utile mais souvent perçu comme une contrainte supplémentaire par les chefs de projets et pas forcément comme une aide au pilotage.

Des utilisateurs des outils centralisés
Vous connaissez mon 'aversion ' des grands outils centralisés de management de projet, dont je pense le ROI faible et l'intérêt pour les chefs de projets presque nul. Par contre, ils servent aux contrôleurs de gestion car c'est pour eux une source d'information sur le projet, et surtout une base de données où les chefs de projets tiennent à jour leur budget à date.
Les contrôleurs de gestion sont donc bien souvent les vrais utilisateurs des outils centralisés, pour consolider les budgets projets, pour suivre les dérives, pour récupérer les temps réels passés quand cette option est activée. Et aussi donner ces informations aux sponsors.
Des acteurs discrets - souvent - mais au coeur des projets en vérité.

Une situation d'observation unique
Les contrôleurs disposent d'une position d'observation des projets unique. Ils sont au centre des processus budgétaires, des arbitrages, des arrêts de projets, des bilans financiers des projets. Mais on les utilise peu pour suivre le niveau de performance projet de l'entreprise.

Pourtant, prenons comme constat qu'il est impossible de mesurer avec fiabilité le taux de succès des projets, mais qu'on peut en avoir une idée précise en mesurant le taux d'arrêt des projets avant terme. 
Sur cette base, la question à résoudre revient à identifier le taux de projets arrêtés avant terme. Qui mieux que les contrôleurs de gestion sont capables de répondre à cette question ?
C'est même une donnée assez simple à consolider tous les ans, en concertation avec les sponsors. Lors des derniers cycles budgétaires, nous avons voté le budget de X projets. Ajoutons-y ceux démarrés en cours d'année. Nous avons donc initié Y projets depuis 3 ans, combien se sont arrêtés avant terme ? 10%, 20%, 30%, 40%...

Un exercice tout simple, car récupérer l'information selon laquelle le projet n'a pas été à son terme est basique. Bien entendu, sur un groupe de plusieurs milliers de personnes, c'est un peu plus complexe et demande la définition de quelques règles, mais rien d'insurmontable pour des contrôleurs de gestion qui ont aussi l'énorme avantage de couvrir tous les secteurs de l'entreprise (R&D, OI, comOps etc...).

Des acteurs neutres
Dernier avantage des contrôleurs de gestion : leur neutralité. Ils n'ont pas d'intérêt dans le pilotage des projets, ils sont transverses. Ils ont la réputation de gens sérieux. Le profil parfait pour faire le job et définir le taux réel d'arrêt des projets avant terme.

Alors pourquoi ne le font-ils pas ? Peut-être car on ne le demande pas. Il est vrai que mettre en avant noir sur blanc que le taux moyen d'arrêt des projets de l'entreprise est de 25% n'est pas une grande nouvelle. Surtout s'il est de 10% dans un secteur et de 50% dans un autre. De quoi froisser la susceptibilité des sponsors et animer les comités de pilotage...

Pas de progrès sans mesure. 
Il reste à rajouter dans le tableau de bord des dirigeants, à coté du cours de l'action et de la part de marché, l'indicateur de performance de projet. A partir de là, la question deviendra : comment réduire mon taux d'arrêt projets de 3 points ? 
Si tous les processus, outils et méthodes de management de projet sont déjà en place, on se demandera alors s'il ne manque pas une compétence aux chefs de projets, et on reposera la question du parcours de formation des chefs de projets et des équipiers.

Revoir le parcours de formation des chefs de projets sera donc le dernier volet du trypique sur "Management de projet : Maturité ou médiocrité".

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