Etude de cas projet : Comité de pilotage

Publié le 26 février 2010

Cette etude de cas de management de projet montre les limites des comités de pilotage !

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Le projet : Projet stratégique d'organisation SI - Mise en place d'une gestion documentaire.

Le contexte : Projet en phase de production. La gouvernance projet est assuré par un comité de pilotage.

La problématique : Des arbitrages techniques forts sont à prendre sur le projet.
o Le comité de pilotage se réunit touts les 6 semaines et est souvent reporté.
o Le sponsor du projet est en soutien (DSI) mais les autres vice-présidents sont très pris, peu disponibles. L'un d'entre eux est même plutôt hostile au projet (VP manufacturing).

Le comité de pilotage:
o Initialement d'une durée de 1h, il démarre avec 10' de retard, dans l'attente d'un membre.
o La réunion se fait en vidéoconférence, elle 'bug' à plusieurs reprises.
o Le chef de projet a plus de 10 points à aborder, un gros support power point à projeter.

Le bilan:
o Le chef de projet est vite arrêté par les échanges entre membres du comité de pilotage, le support est trop technique. Le chef de projet est mis au piquet !
o Aucune décision n'est prise, tout est reporté au comité de pilotage suivant,
o Le projet est obligé de passer au ralenti, faute de décision,
o Le comité de pilotage a cristallisé l'opposition du VP manufacturing, maintenant clairement opposé au projet.

Ce qui aurait pu être fait :
o Réduite le contenu : Pas plus de 3 décisions à aborder en comité de pilotage, support de 10 slides.
o Faire du lobbying : Prendre rendez-vous ou appeler les différents membres du comité de pilotage pour leur pré-vendre les 2 ou 3 points à traiter,
o Gérer les oppositions : Rencontrer le VP manufacturing pour comprendre ses oppositions et proposer des solutions, réorientations etc.. L'utilisateur a toujours raison.
o Ne pas se tromper de gouvernance pour les projets : Les projets de GED sont avant tout des projets 'métiers'. Le DSI ne peut être sponsor de projets de ce type, alors perçu comme projet informatique (donc le problème des informaticiens, pas du business).

Morale :
o Répondre au besoin des utilisateurs avant toute chose,
o Une vraie décision par comité de pilotage, c'est déjà énorme !
o Les VP sont des gens importants, vous aussi (pas de complexe à avoir).
o La gouvernance des projets a ses limites, cela ne résoud pas tout.


o La semaine prochaine sur le blog du chef de projet : Le difficile équilibre SI/Business

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