Etude sur les COPIL : La maturité des comités de pilotage

Publié le 22 avril 2011

Cette seconde enquête a pour objectif de mieux comprendre les us & coutumes relatives aux comités de pilotage des projets. L'enquête a eu lieu de janvier à mars 2011 et a reçu 96 réponses. En voici les principaux enseignements.

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Un panel représentatif des chefs/gestionnaires de projets
Sur les 96 réponses, 64% de chefs de projets et 14% de gestionnaires de projets. Ces acteurs sont bien entendu au cœur des Copil. On notera aussi 7% de managers, insuffisant toutefois pour dire que la vision de l'enquête est une vision à 360° des différents acteurs concernés. C'est néanmoins une réponse crédible à la façon dont sont perçus les comités de pilotage par ceux qui y "passent" .
Enfin, nous soulignerons les réponses comme très orientées SI car 43% travaillent sur des projets informatiques, 25% sur des projets ERP. La ventilation est ensuite plus morcelée : projets d'organisation (10%), projets R&D (3%), projets industriels (3%), projets produits (2%).

Cette surreprésentation du SI est liée au mode d'enquête (Viadeo) et aux hubs contactés avec une forte dominante SI dans les profils inscrits.

Enfin, les réponses viennent d'acteurs ayant participé dans 80% des cas à au moins 10 comités de pilotage, ce qui est largement suffisant pour donner de la crédibilité aux réponses apportées.

Un sponsor projet clairement identifié
Rappelons que le rôle du sponsor est essentiel à la bonne marche d'un projet. C'est souvent un dirigeant ayant initié le projet et parfois nommé le chef de projet. Il est redevable des prises de décisions stratégiques, au même titre que le chef de projet est redevable des prises de décisions opérationnelles.
Sans sponsor, le comité de pilotage est plus compliqué à gérer pour le chef de projet car il s'adresse à un groupe sans être certain de distinguer au moins un point d'appui en son sein.

Pour 85% des sondés, le sponsor du projet est clairement identifié. On notera au passage que cette notion semble aujourd'hui bien partagée par la collectivité. Le sponsor est toujours présent dans 33% des Copil; le plus souvent dans 44%. Sa participation, hors aléas d'agenda chargé, est donc régulière et bien comprise. Autre signe de maturité sur le sujet.

Une fréquence de comité de pilotage adéquate
La fréquence de tenue de ces comités de pilotage est assez soutenue : au moins une fois par mois pour 34% des projets et tous les 1 ou 2 mois pour 43%. Les Copil trimestriels sont assez rares (15%), et sont à réserver aux gros projets unitaires ou à très long délai, car plus la fréquence des Copil est espacée, moins l'activité sur le projet sera dense.
La durée moyenne du Copil est de 1 à 2h (66% des réponses) et il est à 75% mono-projet. Cela signifie que le Copil est un lieu de travail, où l'on consacre du temps à un projet précis, plus de 40' dans les 2/3 des cas. Pour 22% des réponses, il peut même durer 1/2 journée.

Un ressenti positif des Copil
Le Copil est plébiscité par les chefs/gestionnaires de projet qui le trouvent utile dans tous les cas (65%) et parfois (28%). La légitimité de cette instance n'est plus à faire.
Autre signe de légitimité: 66% des acteurs ayant répondu au questionnaire considèrent maitriser le plus souvent le passage en comité de pilotage, et également bien en comprendre les mécanismes.
En confirmation de ce ressenti positif, les mots clés les plus cités comme représentatif d'un comité de pilotage par les interviewés sont :
   *"Décision - 32 citations"
   *"Arbitrage/validation - 25 citations"
   *"Avancement/suivi - 16 citations".

On ne pouvait pas rêver mots plus représentatifs pour décrire un comité de pilotage. Soulignons que la question était ouverte et ne proposait aucun mot clé à cocher.

Comités de pilotage : la maturité
Seul bémol à ce portrait positif des comités de pilotage, Ils sont 40% à considérer que le comité de pilotage est un terrain miné où il faut avancer avec prudence, contre seulement 24% qui y vont la fleur au fusil "Super je vais pouvoir avancer".
Un signe supplémentaire de la maturité des Copil et des acteurs y participant.

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