Les 5 étapes de la cohésion d'une équipe projet

Publié le 30 septembre 2011

La cohésion d'une équipe projet est un facteur clé de succès de projet. Quand l'équipe veut, le projet avance et réussit. Mais comment détecter le niveau de cohésion d'une équipe projet ?

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Rappelons les différentes étapes de cohésion d'un groupe et illustrons de quelques indicateurs simples de reconnaissance pour une équipe projet.

*La phase de découverte.
C'est le démarrage du groupe. Les équipiers ne se connaissent pas et se découvrent physiquement. Cela peut se produire lors de la réunion de lancement ou de la première réunion de projet. La découverte peut ne pas être totale car on peut avoir une connaissance lointaine de la personne (croisée au restaurant d'entreprise par exemple). On peut aussi amener tout le "non dit" de l'autre, sur ce que chacun a entendu dire de l'autre, en bien comme en négatif.

Les indicateurs sont assez simples : ils s'observent du coin de l'œil, tous sont très occupés avec leurs téléphones. Certains arrivent volontairement en retard ou à la dernière minute pour ne pas avoir à gérer cette découverte en frontal, debout en attendant le début de la réunion et en se regardant en chiens de faïence.

*La phase de communication
Les premiers échanges se font. Souvent sur des sujets sans importance comme la pluie et le beau temps, les bouchons, voulez-vous du café ? Après le round d'observation de la phase précédente, les premiers mots sont échangés puis d'autres. Les équipiers arrivés en avance à la première réunion peuvent même aller jusqu'à demander le métier de chacun, qui est le manager etc...

A ce niveau là, la notion d'équipe est encore très virtuelle mais les membres se parlent, échangent. Par contre, ce sont souvent des relations bilatérales, entre 2 personnes. Plus rarement entre 3 ou 4.

*La phase de participation
Cette phase va se créer lors de la réunion de projet ou de lancement si tout va bien. Les différents équipiers échangent avec l'animateur, le plus souvent le chef de projet dans notre cas. Dans le cadre d'une réunion de lancement, cela sera des questions. Lors la première réunion de projet, il y aura aussi des questions mais également de l'apport d'information sur l'avancement, les difficultés etc.

Les 2 ou 3 premières réunions d'une équipe projet sont cruciales pour la cohésion du groupe. C'est à l'animateur de rendre possible cette participation. Par opposition, les réunions trop top-down où le chef de projet donne ses ordres est un vrai contre-exemple.
Car c'est une fois que la grande majorité des participants se sentira en confiance, et donc participera, qu'il sera possible de passer à l'étape suivante.

* La phase d'autonomie
A ce stade de l'équipe, les acteurs ne se contentent plus de communiquer avec l'animateur de la réunion mais se parlent en direct, entre eux. L'équipe est sur le point de fonctionner par elle-même et c'est le but de tout chef de projet.
Les problèmes sont partagés et traités par l'équipe. Bizarrement, on se rend compte que cela rend les décisions bien plus rapides et riches.

Le chef de projet joue alors le rôle de régulateur sur les décisions les plus difficiles, et est garant du cadre du projet et de la réunion. Il devient un équipier à peine différent des autres. On a alors une équipe constituée et qui tourne dans une ambiance aussi sereine que le contexte le permet.

*La phase d'autorégulation
Cette phase est la dernière et correspond à une cohésion forte de l'équipe, de nature à réguler elle-même ses difficultés et sans intervention de l'extérieur. L'exemple le plus courant en réunion de projet est un retard constaté sur une activité qui est analysée comme critique par le groupe et qui va trouver sa solution dans l'échange spontané entre les équipiers.
Ou plus pratiquement le rappel à 'l'ordre' par les autres équipiers lors du retard ou absence d'un équipier en réunion de projet, cela perturbant ses collègues.

Arrivée à ce stade de fonctionnement, l'équipe fonctionne seule et le chef de projet en devient véritablement un acteur comme un autre. Et sans doute pas le plus indispensable...

Et ensuite
On pourrait se poser la question de l'étape supérieure s'il y en a une. Pour ma part, je me rends compte qu'une équipe parfaitement constituée fonctionne en autonomie et, de fait, est parfois fermée.
Ce type d'équipe a tendance à avoir du mal à intégrer un nouvel arrivant : trop de souvenir en commun, trop de partage, trop d'habitudes mises en place. Cette étape ultime que je qualifierai de durcissement peut provoquer son implosion car l'équipe n'est pas là pour fonctionner sur elle-même. Elle n'a de légitimité que pour évoluer et répondre à un besoin. Elle n'a pas vocation à devenir une secte ou une loge.
L'implosion intervient quand l'équipe est si fermée sur elle-même qu'elle devient étrangère aux préoccupations externes. C'est parfois le mal qui frappe les équipe projet en mode commando, ou en base-vie. Tôt ou tard, l'extérieur reprend le dessus; une équipe est faite pour échanger et tout particulièrement une équipe projet. Elle joue un rôle majeur, en particulier lors des grands projets de transformation.


Il sera donc du ressort du chef de projet de veiller à ne pas laisser l'équipe s'enfermer sur elle-même en insufflant des nouveaux acteurs régulièrement, en changeant la donne, en cassant juste ce qu'il faut des habitudes.
Tout un art...

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